5 τρόποι επιστήμης μας δείχνει πώς να δουλέψουμε καλύτερα

Φωτογραφία από τον Chris Benson, Unsplash

Όλοι μας είμαστε εκεί σε κάποιο σημείο. Είναι ώρα 3 μ.μ. την Τετάρτη. Έχετε ήδη πραγματοποιήσει έξι ώρες τηλεφωνικών κλήσεων με συναδέλφους. Και το μυαλό σας φαίνεται να έχει σταματήσει να εργάζεται. Το μόνο που ακούτε είναι ότι ο ήχος πέφτει κάτω από το τηλέφωνο και δεν φαίνεται να εστιάζετε πια.

Η εικονική δουλειά είναι ο στυλοβάτης της σημερινής οργάνωσης. Κυρίως είναι εξευτελιστική, εξαντλητική και δυστυχώς αναποτελεσματική. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να είναι αυτός ο τρόπος. Με περισσότερες εταιρείες που εξετάζουν το ενδεχόμενο αύξησης της εικονικής δουλειάς - ειδικά αν ληφθούν υπόψη οι νέες και ενδεχομένως διαρκείς ανησυχίες για έναν νέο ιό - τώρα μπορεί να είναι μια καλή στιγμή για να βγάλουμε τις καλύτερες ιδέες από την επιστήμη για το πώς να κάνουμε την εικονική εργασία πολύ λιγότερο ... καλά.

Εδώ είναι πέντε αγαπημένα μου.

Κάντε το πιο κοινωνικό

Ο εγκέφαλος ταξινομεί αυτομάτως και ασυνείδητα τους ανθρώπους ως ομάδα και έξω από την ομάδα. Η συνεργασία με τα μέλη της ομάδας δεν αισθάνεται μόνο καλύτερα, επεξεργαζόμαστε τις πληροφορίες τους πιο πλούσια, κάνοντας λιγότερα γνωστικά λάθη. Η συνεργασία με τα μέλη εκτός ομάδας θεωρείται περισσότερο σαν μια απειλή. Είμαστε προσεκτικοί και δεν τους εμπιστευόμαστε τόσο πολύ. Δυστυχώς, φαίνεται, ο ανθρώπινος εγκέφαλος είναι χτισμένος για να ξεπεράσει την ομάδα, μέχρι να αποδειχθεί το αντίθετο.

Μια απλή λύση για την εικονική εργασία είναι να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο κατηγοριοποιούμε τους άλλους συμμετέχοντες σε μια εικονική συνεδρία ως πραγματικούς ανθρώπους, αντί για έννοιες.

Ξέρετε ότι το αίσθημα όταν έχετε εργαστεί με κάποιον για μήνες σε τηλεφωνικές κλήσεις, τότε τελικά συναντάτε προσωπικά; Και πόσο εύκολο είναι να συνεργαστεί μαζί τους μετά; Αυτός είναι ο μηχανισμός στον οποίο αναφέρομαι. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να συναντήσετε τον εαυτό σας φυσικά, αλλά μπορούμε ακόμα να χτίσουμε συναισθήματα σε ομάδα, χρησιμοποιώντας βίντεο για συναντήσεις. Αν αυτό δεν θα λειτουργήσει για κάποιο λόγο, φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για να γνωρίσετε την ομάδα σας ως άνθρωπο. Δείτε τις φωτογραφίες τους, ανακαλύψτε τις ζωές τους, τους στόχους τους, τα χόμπι τους και θα ταξινομήσετε αυτούς τους ανθρώπους ως πραγματικούς ανθρώπους, αντί να ακούγεται μόνο στο τέλος ενός τηλεφώνου. Και θα έχετε όλοι καλύτερα αποτελέσματα ως αποτέλεσμα.

Αυτό που βλέπετε είναι αυτό που παίρνετε

Ενώ μιλάμε για βίντεο, ένα από τα κατοικίδια ζώα μου είναι άνθρωποι που δεν παίρνουν ούτε στιγμή να δημιουργήσουν το βίντεό τους, ώστε να μπορείτε να τις δείτε καθαρά και επαγγελματικά. Πολύ συχνά κάνουμε μια τηλεοπτική κλήση και κάποιος έχει οπίσθιο φωτισμό, κάνοντας να μοιάζει με μια ανάκριση. Ή καθόλου φωτισμός. Ή το ήμισυ του κεφαλιού τους κόβεται. Ή λιγότερο αγαπημένο μου, είναι πολύ κοντά στην κάμερα και μπορείτε να δείτε ακριβώς πάρα πολύ.

Όταν κάποιος δεν έχει πάρει το χρόνο να εμφανιστεί επαγγελματικά στην οθόνη, είναι πιθανό ότι υποσυνείδητα θα υποθέσουμε ότι είναι πενιχρά σε άλλες σφαίρες. Η καλή συνεργασία υπό οποιαδήποτε μορφή βασίζεται στην εμπιστοσύνη, στους ανθρώπους που παίρνουν ο ένας τον άλλον στο λόγο τους. Η έρευνα δείχνει ότι η εμπιστοσύνη αποτελείται από δύο βασικά στοιχεία: τη ζεστασιά και την ικανότητα. Η μη προσοχή που θα παρατηρηθεί μειώνει σαφώς και τα δύο, και θα επηρεάσει την ποιότητα της αλληλεπίδρασης, τόσο με τη μείωση της εμπιστοσύνης, όσο και με μια συνεχή αποστροφή της προσοχής.

Καλή συμβουλή

Εδώ είναι ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που βλέπω στην εικονική εργασία, είτε με βίντεο είτε χωρίς. Αν χρειάζεται να ακούσετε τους ανθρώπους να μιλούν, το παιχνίδι είναι επάνω. Όλοι έχουμε περιορισμένη προσοχή και η κακή ποιότητα ήχου είναι μια μεγάλη απόσπαση της προσοχής, εμποδίζοντας την καλή επεξεργασία. Πρόκειται για το λόγο σήματος προς θόρυβο. Με ένα καθαρό ηχητικό σήμα, κάθε εργασία είναι πολύ πιο εύκολη. Με απομακρυσμένο, ρωγμή ή διαλείπον ήχο, ο καθένας επικεντρώνεται σε αυτό αντί για το έργο στο χέρι.

Στην δική μου οργάνωση, επενδύσαμε χρόνο και κεφάλαια για να βρούμε την τέλεια λύση μικροφώνου για τις αίθουσες συνεδριάσεων μας. Στη συνέχεια δοκιμάσαμε διεξοδικά τον ήχο και επεξεργαστήκαμε ότι μιλάει κυριολεκτικά ένα βήμα μακριά από το μικρόφωνο και τίποτε άλλο δεν κάνει. Στην αρχή οποιασδήποτε συνάντησης, υπενθυμίζουμε στους ανθρώπους που δεν έχουν αυτή τη συνήθεια να συντηρούνται. Με καθαρό, καθαρό ήχο, είναι σαν να είσαι εκεί. Το μόνο μικρόφωνο στην οροφή που συλλαμβάνει έξι άτομα δεν το κόβει. Επενδύστε σε τεχνολογία ήχου, έτσι ώστε οι εγκέφαλοι, οπουδήποτε κι αν βρίσκονται, μπορούν να αλληλεπιδράσουν με τον τρόπο που προορίζονταν: επικεντρώνονται στις ιδέες του άλλου, όχι στη συνωστιστική σκέψη: "Πότε θα γίνει καλύτερος ο ήχος;"

Cue τα γραφικά

Ενώ πιστεύουμε ότι η λειτουργία σχεδόν - λέμε χρησιμοποιώντας Zoom, Webex, Skype ή κάτι παρόμοιο - θα είναι πιο αργή και λιγότερο αποτελεσματική, αποδεικνύεται ότι με κάποια δημιουργική σκέψη (και υποθέτοντας ότι θα λάβετε υπόψη τις παραπάνω συμβουλές για τον φωτισμό και την ποιότητα του ήχου) , αυτές οι μορφές μπορούν να κάνουν πραγματικά περισσότερες από τις προσωπικές συναντήσεις.

Φανταστείτε ότι συζητάτε ένα έργο με μια ομάδα οκτώ ατόμων, όλα με κάμερα σε ξεχωριστές τοποθεσίες. Ο ηγέτης της ομάδας μπορεί να θέσει μια ερώτηση και να πάρει ένα οπτικό μήνυμα για μια απάντηση, εξοικονομώντας πολύ χρόνο. Μπορούν να ζητήσουν από όλους να δώσουν ένα μπράβο για το "Συμφωνώ", αντίχειρες πλευρικά για το "Δεν είμαι σίγουρος", και ένα αντίχειρα για "Διαφωνώ". Ερωτήσεις όπως "Τι σκέφτονται οι άνθρωποι για αυτή την ιδέα;" ή "Έχουμε καλύψει όλες τις γωνίες εδώ;" είναι πολύ πιο αποδοτικές σε μια πλατφόρμα βίντεο όπου όλοι μπορούν να δουν την αντίδραση ολόκληρης της ομάδας σε μια στιγμή.

Μια τελευταία σημείωση σχετικά με τις αντιδράσεις: Παρακολουθήστε το νεύμα. Οι άνθρωποι νεύουν ασυνείδητα όταν συμφωνούν με ένα σημείο, και νιώθουν με ενθουσιασμό όταν συμφωνούν έντονα. Ένας ηγέτης μπορεί να εντοπίσει κάποιον που φαίνεται παθιασμένος με ένα θέμα και να τον καλέσει. Αυτά τα είδη οπτικών σημείων, με λίγη πρακτική, σε συνδυασμό με την καλή διευκόλυνση από έναν ηγέτη ομάδας, μπορούν να καταστήσουν την εικονική εργασία πιο γρήγορη.

Αφήστε πίσω τα κανάλια για να επιταχύνετε τα πράγματα

Όπως και στο προηγούμενο σημείο σχετικά με τη χρήση γραφικών, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε λειτουργίες συνομιλίας για να επιτρέψουμε σε όλους να μοιραστούν τις ιδέες τους "παράλληλα". Η ομιλία σε μια ομάδα γίνεται σε σειρά - ένα άτομο μιλάει μετά το άλλο, με ανθρώπους να αντιδρούν στις ιδέες του πρώτου προσώπου, και άλλοι να ανταποκριθούν περαιτέρω.

Όλα αυτά χρειάζονται χρόνο. Μερικές φορές είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να εισάγετε ολόκληρη την ομάδα μιας γραφής συνολικά, για παράδειγμα σε μια λειτουργία συνομιλίας ή σε ένα κοινό έγγραφο, ώστε όλοι να μπορούν να δουν την έξοδο.

Υπάρχει μια τέχνη σε αυτό, και στο Ινστιτούτο NeuroLeadership Ινστιτούτο NeuroLeadership Institute έχουμε δοκιμάσει αυτή την έννοια της παράλληλης επεξεργασίας για κάποιο διάστημα για εσωτερική χρήση και αρχίζοντας να διδάσκουμε και άλλους. (Αν και αυτό είναι ίσως το πραγματικό ηλεκτρικό εργαλείο για την πραγματική λειτουργία των εικονικών συναντήσεων, η ιδέα πρέπει να χρησιμοποιηθεί προσεκτικά, ώστε να μην αποστασιοποιηθεί. Δεν θέλετε οι άνθρωποι να μιλάνε ο ένας τον άλλο πολύ, αντί να δίνουν προσοχή σε μια συνάντηση.)

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς μπορεί να φανεί αυτό. Φανταστείτε μια ομάδα που αποφασίζει για μια στρατηγική μάρκετινγκ για ένα νέο προϊόν. Ο ηγέτης μπορεί να ζητήσει από την ομάδα να δώσει μια αξιολόγηση για την ιδέα, σε κλίμακα 1-10, χωρίς περαιτέρω σχόλια, όλα σε μια συνομιλία. Πολύ γρήγορα, όλη η ομάδα έχει μια αίσθηση του πώς αισθάνεται ο καθένας για την ιδέα. Στη συνέχεια, ο ηγέτης μπορεί να ζητήσει από τους ανθρώπους σε κάθε κατάλογο τρεις λόγους και τρεις λόγους κατά της ιδέας.

Το γεγονός ότι ο καθένας μπορεί να το κάνει αυτό ταυτόχρονα και ο καθένας μπορεί να διαβάσει όλα αυτά ταυτόχρονα, μετατρέπει μια συνομιλία 30 λεπτών που φαίνεται τυχαία, με βάση το ποιος αισθάνεται σαν να μιλάει ή που μιλάει πιο δυνατά, σε μια συνομιλία 10 λεπτών που είναι πιο επικεντρωμένη, πιο καθοδηγούμενη από δεδομένα και - εδώ είναι ο kicker - λιγότερο μεροληπτική και πιο περιεκτική, δύο πράγματα που έχουν μεγάλη σημασία για τις οργανώσεις τον τελευταίο καιρό. Δεν λέω ότι δεν πρέπει να αφήσουμε χρόνο για ελεύθερη συζήτηση. Αλλά η λήψη βασικών ανατροφοδοτήσεων σχετικά με μια ιδέα από οκτώ άτομα σε σειρά είναι απογοητευτικά αναποτελεσματική.

Εν ολίγοις, με κάποιες καλές συνήθειες σε ομαδικό και οργανωτικό επίπεδο, αποδεικνύεται ότι η εργασία μπορεί στην πραγματικότητα να είναι καλύτερη από την μετάβαση στο γραφείο, όταν πρόκειται να καταστήσει αποτελεσματικές τις συνεδριάσεις. Προσθέστε στην κορυφή αυτού του λιγότερου χρόνου στην κυκλοφορία, περισσότερο χρόνο για άλλη εργασία και σκέψη και - ιδιαίτερα πρόσφατα - μειώθηκε ο φόβος να μοιράζεται κανενός είδους μόλυνση και φαίνεται ότι η εικονική εργασία είναι κάτι που όλοι μπορούμε να κάνουμε καλά για να επικεντρωθούμε σε λίγο περισσότερο.

Αυτό το άρθρο αρχικά εμφανίστηκε στο Forbes.