Μόνο στη δουλειά. Πώς να συνεργάζεστε εξ αποστάσεως με πελάτες και συναδέλφους;

Αποποίηση: Περιγράψαμε τις σκέψεις μου σχετικά με την παραγωγική εργασία στην προηγούμενη ανάρτηση: Πώς να εργαστώ αποτελεσματικά σε μια απομακρυσμένη ομάδα; Ειδοποίηση Spyler: Ακόμα ψάχνω για μια απάντηση. Σε αυτό το άρθρο, εστιάζω σε συγκεκριμένα εργαλεία και λύσεις που χρησιμοποιώ στην δουλειά μου ως σχεδιαστής UX. Λάβετε υπόψη ότι οι παρακάτω συμβουλές μπορεί να είναι ανεπαρκείς στην περίπτωσή σας.

Ο στόχος: προσωπική ευτυχία

Πώς να είναι ευτυχισμένος; Ακούγεται περισσότερο σαν ένα φιλοσοφικό ερώτημα. Υποθέτω ότι η ευτυχία πηγαίνει γύρω από έννοιες όπως η αγάπη, ο σεβασμός, η υγεία, η χαλάρωση και τα χρήματα. Έτσι όσον αφορά την εργασία, θα επικεντρωθώ στη μεγιστοποίηση του τμήματος χρημάτων, αλλά όχι σε βάρος άλλων παραγόντων ευτυχίας. Για παράδειγμα, δεν θα αποφασίσω για υψηλότερο μισθό, αν πρέπει να κάνω κάτι σοβαρό.

Ευτυχώς, είμαι ικανοποιημένος με την τρέχουσα κατάσταση της εργασίας μου και, τουλάχιστον, θέλω να τη διατηρήσω. Αυτό σημαίνει ότι ο εργοδότης μου πρέπει να είναι ικανοποιημένος με το έργο μου. Είναι όταν παράγω εισόδημα για την εταιρεία. Και αυτό συμβαίνει μόνο όταν οι πελάτες μας αξιολογούν θετικά το έργο μου. Σε επιχειρησιακό επίπεδο, πρέπει να μεγιστοποιήσω την ικανοποίηση των πελατών.

Μπορώ να το κάνω με:

  1. παρέχοντας έγκαιρα ποιοτική εργασία,
  2. διασφαλίζοντας τον πελάτη, μπορεί να βασιστεί σε μένα (δηλαδή είμαι διαθέσιμος)

Το πρώτο σημείο εμφανίζεται ως αυτονόητο. Ο δεύτερος παίρνει πιο δύσκολο γιατί σχετίζεται με την εμφάνιση που είμαι εκεί για σας.

Χαρακτηριστικό εργασίας

Ως σχεδιαστής UX I:

  • Σχεδιασμός διεπαφών εφαρμογών,
  • σχεδιαστικές ροές χρηστών,
  • να αναλύει τα δεδομένα της έρευνας,
  • διεξάγει μελέτες χρηστών,
  • παρουσιάστε το έργο μου και διαχειριστείτε τα σχόλιά σας.

Το χαρακτηριστικό μου

  • Είμαι εσωστρεφής. Η συζήτηση με άλλους ανθρώπους απορροφά την ενέργειά μου. Αυτό σημαίνει ότι φυσικά θα έτεινα να αποφεύγω τις περισσότερες μορφές άμεσης επικοινωνίας. Φυσικά, μερικές φορές είναι αναπόφευκτη, όπως στην περίπτωση της παρουσίασης της δουλειάς μου.
  • Καταλαβαίνω πώς λειτουργούν οι επιχειρήσεις. Ιδρύσα την πρώτη μου επιχείρηση στην ηλικία των 21 ετών (δώδεκα χρόνια πριν). Αποφοίτησα από ένα οικονομικό πανεπιστήμιο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πραγματοποιώ μερικές φορές μια επιχειρηματική ανάλυση και δεν χρειάζομαι ΒΑ για να εξηγήσω τη διαδικασία σε μένα.
  • Δουλεύω ως ομάδα UX ενός. Συνήθως, είμαι ο μόνος σχεδιαστής του έργου, έτσι ανέπτυξα μια ποικιλία δεξιοτήτων: wireframing, GUI design, UX έρευνα (κυρίως IDIs, web analytics και desk research). Μερικές φορές ακόμη και να δημιουργώ ολόκληρες ιστοσελίδες από την αρχή (χάρη στην προσέγγιση Webflow χωρίς κώδικα). Αυτό σημαίνει ότι συνεργάζομαι με ενδιαφερόμενους φορείς, προγραμματιστές, αναλυτές επιχειρήσεων και διαχειριστές έργων.
  • Αυτο-οργανώνω τη δουλειά μου. Δεν μου αρέσει το χάος αν δεν είναι το δημιουργικό. Οι σημειώσεις, τα αρχεία και τα σχόλιά μου είναι εύκολα εντοπισμένα και διαχειρίσιμα.
  • Μισώ να σπαταλάω χρόνο και άλλες μαλακίες. Ακατάλληλες συνεδριάσεις αισθάνονται σαν βασανιστήρια για μένα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είμαι ενάντια στο να παρακολουθώ τυφλά κάθε ταπεινή τελετή, σαν να υπήρχε ένας ιερός κατάλογος ελέγχου. Πρέπει να συμμετέχουμε καθημερινά σε μια στάση μισής ώρας; Επίσης, περιφρονώ την ανυπαρξία και την αδράνεια της οργάνωσης.

Κανόνες αποτελεσματικής συνεργασίας

Λιγότερη επικοινωνία και εστίαση στην εργασία

  • Δηλώνω τρεις φορές, όταν απαντώ σε όλα τα μηνύματα στη μάζα (στην αρχή, στη μέση και στο τέλος μιας εργάσιμης μέρας). Προσωπικά δεν αναθέτω αυστηρές ώρες επειδή εκτιμώ την ευελιξία.
  • Ακριβώς επικρίνω συνεδριάσεις χωρίς ημερήσια διάταξη ούτε σαφή στόχο. Μετά από κάθε τηλεδιάσκεψη που παρακολούθησα, ζητώ γραπτό υπόμνημα. Όντας ένας τέτοιος πόνος στον κώλο έχει τα προνόμιά του - οι άνθρωποι με προσκαλούν μόνο αν είμαι απαραίτητος.
  • Έχω φιλτράρει τα εισερχόμενά μου παραμένοντας επικοινωνία που δεν με απασχολεί άμεσα.
  • Δεν δίνω σε κανέναν τον αριθμό τηλεφώνου μου εκτός αν είναι ο ανώτερος ή ο Κύριος Ενδιαφερόμενος (εκπρόσωπος πελάτη υπεύθυνος για την οικονομική πλευρά ενός έργου, π.χ. Διευθύνων Σύμβουλος ή Ιδιοκτήτης Προϊόντος).
  • Αρνούμαι να αναλάβω καθήκοντα. Όταν βρίσκομαι σε ένα έργο, εστιάζω μόνο σε αυτό. Εάν το σετ δεξιοτήτων μου είναι απαραίτητο για ένα άλλο έργο υψηλού εισοδήματος, παροτρύνω τους ανωτέρους μου να αναδιατάξουν το πρόγραμμά μου. 60% για το έργο Α και 40% για το έργο Β. Πρόστιμο από μένα, αλλά ας το κάνουμε επίσημο. Η μόνη εξαίρεση που έκανα είναι έργα που έχω συμμετάσχει πρόσφατα και μόνο αν η δέσμευσή μου δεν θα υπερβεί 1 ώρα την εβδομάδα. Επειδή γνωρίζω τις λεπτομέρειες του έργου, μπορώ να βρω το έργο πολύ γρήγορα.

Γιατί είναι καλό για συνεργασία;

Χάρη σε αυτές τις πρακτικές εξοικονομούμε χρόνο και μπορούμε να αφιερώσουμε περισσότερα από αυτά για την παροχή ποιοτικής εργασίας (και αυτό είναι σημαντικό και δεν εξυπηρετεί ως τηλεφωνική γραμμή βοήθειας).

Ανοιχτό για να βοηθήσει τους συμπαίκτες μου και τους συναδέλφους μου

Μπορεί να φαίνεται αντιφατικό με τον παραπάνω κανόνα. Ωστόσο, είναι μόνο μια φυσική προσθήκη. Από τη μία πλευρά, περιορίζω το spam και αρνούμαι να ενεργώ ως ειδικός εξυπηρέτησης πελατών για τους συναδέλφους μου. Από την άλλη, ανακοινώνω την εμπειρία μου και με ποιους όρους θέλω να βοηθήσω. Είναι θέμα χρόνου. Μπορώ να περνούν πολύ περισσότερο χρόνο στους συμπαίκτες μου όταν βλέπω ότι μπορώ να βελτιώσω δραματικά την ποιότητα της δουλειάς τους (μέχρι και το 50% του χρόνου μου). Είμαι επίσης πρόθυμος να συμβουλεύω τους ανθρώπους εκτός της ομάδας μου, αλλά μόνο αν χρειάζονται λίγα λεπτά. Διαφορετικά, γίνεται μια δευτερεύουσα εργασία.

Γιατί είναι καλό για συνεργασία;

Είμαι ο μόνος ειδικός του UX στην εταιρεία μου, οπότε η τεχνογνωσία μου μπορεί να ρίξει νέο φως σε ορισμένες πτυχές.

Ασύγχρονες παρουσιάσεις

Είναι το χαρακτηριστικό δολοφόνο και το ενημερωμένο αστέρι στο ρεπερτόριό μου. Πριν από τη διάταξη του γραφείου στο σπίτι, συγκέντρωσα όλους τους συμμετέχοντες σε ένα δωμάτιο και παρουσίασα τα καλώδια σε μια μεγάλη οθόνη. Παρόλο που ήταν αγχωτικό για μένα, αποτίμησα την αποτελεσματικότητά του. Η ανατροφοδότηση ήρθε αμέσως.

Η σημερινή κατάσταση εξαλείφει τη δυνατότητα μιας τέτοιας συνάντησης, αλλά υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις στο διαδίκτυο, για παράδειγμα μια τηλεδιάσκεψη. Ωστόσο, υπάρχουν τεχνικές δυσκολίες στα εργαλεία ηλεκτρονικής συνάντησης. Ορισμένα εργαλεία βασίζονται σε προγράμματα περιήγησης, τα οποία είναι αρκετά σε πολλές περιπτώσεις, αλλά στην εργασία μου, δεν μπορώ να βασίζομαι στην οθόνη χαμηλής ποιότητας των καλωδίων. Άλλοι αναγνωρίζουν την ανάλυση οθόνης του παρουσιαστή, αλλά απαιτούν την τοπική εγκατάσταση μιας εφαρμογής (ορισμένοι εταιρικοί υπάλληλοι δεν έχουν δικαιώματα διαχειριστή, οπότε είναι μεγάλο όχι). Ήρθα με μια διαφορετική προσέγγιση - βίντεο HD. Καταγράφω την οθόνη (με ήχο) στην οποία παρουσιάζω τα καλώδια και εξηγώ τις συγκεκριμένες λύσεις και τη ροή του χρήστη. Ένα βίντεο διαρκεί από 10 έως 20 λεπτά κατά μέσο όρο, γι 'αυτό είναι πολύ μικρότερο από μια συνηθισμένη συνάντηση. Επιπλέον, κάθε συμμετέχων μπορεί να το παρακολουθήσει όταν έχει ή έχει χρόνο. Η ανατροφοδότηση έρχεται ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (πολλά e-mails, στην πραγματικότητα).

Γιατί είναι καλό για συνεργασία;

  • Περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να εμπλακούν (το μόνο που χρειάζεται είναι η αποστολή ενός συνδέσμου σε ένα βίντεο)
  • Τα σχόλια είναι πιο διορατικά (οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το σκεφτούν ειρηνικά)
  • Δεν υπάρχει άγχος για μένα (καταγραφή οθόνης έναντι δημόσιας ομιλίας)

Δυστυχώς, υπάρχει επίσης ένα μειονέκτημα. Λαμβάνω απαντήσεις για μεγάλο χρονικό διάστημα. Μπορεί να διαρκέσει έως και μια εβδομάδα, γεγονός που μπορεί να διαταράξει τη ροή εργασίας, εάν απαιτείται η αποδοχή.

Ασύγχρονη ανύψωση. Από 30 έως 1 λεπτό την ημέρα.

Είναι επαγγελματική συμβουλή του φίλου μου. Δεν είχα την ευκαιρία να το χρησιμοποιήσω, αλλά μου άρεσε η ιδέα. Αντί για τη συνήθη στάση που μπορεί να διαρκέσει έως και 30 λεπτά (αληθινή ιστορία), η ομάδα του φίλου μου γράφει ένα συνοπτικό ημερήσιο υπόμνημα (τι έκανα χθες; τι θα κάνω σήμερα; wiki. Η ομάδα του δημιουργεί ένα έγγραφο ανά όρθιο.

Γιατί είναι καλό για συνεργασία;

Αφαιρέστε τα μειονεκτήματα μιας στάσης (υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα) και αφήστε τα οφέλη (η ομάδα ενημερώνεται).

Εργαλεία για αποτελεσματική συνεργασία

Kap για εγγραφή στην MacOS

Χρησιμοποιώ το Kap για την καταγραφή των παρουσιάσεων καλωδίων μου. Αυτό το εργαλείο είναι δυνατό και δωρεάν. Δυστυχώς, είναι διαθέσιμο μόνο για mac. Αφού δημιουργήσω το αρχείο, το φορτώνω σε μια υπηρεσία συνεχούς ροής βίντεο. Χρησιμοποιώ το YouTube επειδή προσφέρει ιδιωτική σύνδεση.

E-mail για επικοινωνία

Είμαι παλιό σχολείο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει το πρώτο μέσο επικοινωνίας για μένα, επειδή:

  • Όλοι έχουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως δεν υπάρχει φραγμός εισόδου.
  • Μπορείτε να γράψετε πολύ μεγάλα μηνύματα και να επισυνάψετε πρόσθετα αρχεία.
  • Έχετε ένα πλήρες ιστορικό (μερικές φορές και off-line).
  • Τα προηγμένα φίλτρα σας δίνουν πλήρη έλεγχο στα εισερχόμενά σας.

Wiki για τεκμηρίωση

Εκτιμώ τα wikis επειδή ενισχύουν τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Επιπλέον, τα ηλεκτρονικά έγγραφα είναι ενημερωμένα σε αντίθεση με τα έγγραφα του Word που τηρούνται τοπικά. Υπάρχουν δεκάδες wikis, αλλά το Paper Dropbox είναι το αγαπημένο μου. Έχει μια καθαρή διασύνδεση και όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζομαι. Ωστόσο, αν θέλετε να επωφεληθείτε από τα ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα, συστήνω το Google Drive. Και οι δύο είναι δωρεάν.

AirTable για πρόσθετη τεκμηρίωση

Το AirTable δεν είναι προφανής λύση. Το εργαλείο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε βάσεις δεδομένων με τη μορφή πινάκων και σχέσεων μεταξύ αρχείων. Το προτιμώ κατά τη διάρκεια επιχειρηματικής ανάλυσης. Το AirTable ξεπερνάει το Excel ή ακόμα και τα υπολογιστικά φύλλα Google σε αυτό το σενάριο.

Axure Cloud για wireframes online

Πάω με το Axure Cloud ακόμη και όταν σχεδιάζω στο Sketch (απλά εξάγω πίνακες σε PNG και στη συνέχεια προσθέτω αλληλεπιδράσεις). Τα σύρματα των εφαρμογών ιστού αισθάνονται πιο αληθινά. Απενεργοποιώ τα σχόλια στην Axure επειδή προτιμώ να συγκεντρώνω ανατροφοδότηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Zeplin (ή Axure Cloud) για την αποστολή προγραμματιστών

Εάν σχεδιάσω στο Sketch, θα πάω με Zeplin. Όταν επιλέγω Axure, μένω με το Axure Cloud.

Χαρτί σημειωματάριο για λίστες υποχρεώσεων

Υπάρχουν εξαιρετικά ηλεκτρονικά εργαλεία για λίστες υποχρεώσεων. Ήμουν ευχαριστημένος με τον Todoist (ιδανικός για απλές λίστες εκκρεμοτήτων) και Click-up (μεγάλη για σύνθετα έργα). Παρόλο που εκτιμώ αυτά τα εργαλεία, ήμουν κάτω από την εντύπωση ότι με επιβραδύνουν. Αυτό συνέβη επειδή δεν ήμουν σε θέση να προβλέψω τα καθήκοντα που θα έκανα σε μια συγκεκριμένη ημέρα. Θα περιγράφατε τη δημιουργική διαδικασία μου ως ένα οργανωμένο χάος. Κατά τη διάρκεια μιας ημέρας, θα μπορούσα να αλλάξω το μυαλό μου εκατοντάδες φορές, οπότε η ενημέρωση μιας λίστας υποχρεώσεων θα ήταν πολύ χρονοβόρα. Και σοβαρά κανείς πρέπει να ξέρει, ότι άλλαξα αυτό το μέγεθος γραμματοσειράς από 13px, έπειτα σε 12px, έπειτα 14px; Το σημειωματάριο χαρτιού λειτουργεί για μένα το καλύτερο.

Εργαλεία για την αναποτελεσματική συνεργασία (τους μισώ)

Ορισμένες επιλογές εδώ μπορεί να χτυπήσουν ως σοκ.

Μεγέθυνση για online συναντήσεις και κοινή χρήση οθόνης

Αισθανόμουν διφορούμενος σχετικά με την τοποθέτηση του Zoom σε αυτόν τον κατάλογο. Νομίζω ότι είναι ένα ισχυρό εργαλείο και, θαυμάζω την τεχνολογία πίσω από αυτό. Η λειτουργία κοινής χρήσης οθόνης λειτουργεί άψογα. Αν είστε για online συναντήσεις, σας συνιστώ Zoom. Το πρόβλημα είναι ότι είμαι σήμερα εναντίον τους επειδή πολύ συχνά δεν παράγουν αποτελέσματα. Ελπίζω να τοποθετήσω το Zoom στην πρώτη λίστα, στο μέλλον.

Χαλαρή για συνομιλία

Θέλω να χωρίσω μαζί σας, Slack. Δεν είσαι εσύ. Εγώ είμαι. Δεν μπορώ ακριβώς να ξεφύγω από την έννοια της άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων στην εργασία. Οι συνομιλίες είναι καλές για να μιλάς με φίλους στο Facebook. Η ειρωνεία είναι ότι το ίδιο το όνομα σου λέει τα πάντα. Το Slack ενδυναμώνει τη χαλάρωση στην εργασία.

Word για έγγραφα

Η συνεργασία μέσω αναθεώρησης> Οι αλλαγές στον ίχνος είναι ένας εφιάλτης και πρέπει να απαγορευτούν. Διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου πολλαπλασιάζονται εκτός ελέγχου. Αγαπητέ Λόγο, σας ευχαριστώ για τη δεκαετία του '90. Τώρα πεθαίνουν.

Τηλέφωνο, ξέρεις, για να μιλάς

Μισώ επιχειρηματικές τηλεφωνικές κλήσεις για δύο λόγους:

  • Διακόπτουν το χρόνο εργασίας μου.
  • Με αναγκάζουν να κάνω μια απόφαση αμέσως. Πολύ συχνά, το αποτέλεσμα είναι υποεπίπεδο (τουλάχιστον για μένα). Για παράδειγμα, δέχομαι μια μη ρεαλιστική προθεσμία και πρέπει να βάλω αμοιβές για περισσότερες ώρες.

Jira για οτιδήποτε (αν δεν είστε προγραμματιστής)

Περιφρονούμε εργαλεία για την παρακολούθηση εργασιών και εκτιμήσεων χρόνου. Έχω επίγνωση των πλεονεκτημάτων τους στον κόσμο του λογισμικού. Οι προγραμματιστές αποσυνθέτουν τα τεράστια καθήκοντα σε πιο δυνατά μέρη και το σύνθετο ζήτημα γίνεται απλοποιημένο. Δυστυχώς, δεν είμαι σε θέση να χωρίσω κάθε πρόκληση σχεδιασμού που αντιμετωπίζω και να προετοιμάσω μια λίστα ελέγχου. Είναι παραπλανητικό, διότι κατά τη διάρκεια της διαδικασίας σχεδιασμού μπορώ να αλλάξω τις προηγούμενες αποφάσεις ξανά και ξανά. Γνωρίζω ότι οι πελάτες χρειάζονται ορισμένες προθεσμίες και τους παρέχω. Ωστόσο, εκτιμώ για τα ορόσημα, όχι για όλα τα καθήκοντα. Για παράδειγμα, μπορώ να σας πω ότι σχεδιάζω αυτή τη σελίδα προορισμού μέσα σε μια εβδομάδα. Αλλά δεν θέλω να βουτήξω σε λεπτομέρειες όπως, τι θα κάνω την πρώτη μέρα την ώρα.

Έδειξα την τέλεια τακτοποίησή μου. Τι είναι δικό σου;