Πώς να διευκολύνετε μια ανοιχτή απόσταση από απόσταση

Καλώς ήρθατε στο Open Cyber ​​Space

Πρόσφατα συμμετείχα στον πρώτο απομακρυσμένο ανοιχτό χώρο μου. Εδώ είναι αυτό που έμαθα.

Στην αρχή ήμουν πραγματικά σκεπτικός αν η ιδέα θα μεταφραζόταν καλά σε ένα απομακρυσμένο σενάριο, δεδομένης της εμπειρίας μου με περιόδους όπου μερικοί άνθρωποι συμμετείχαν απομακρυσμένα. Σε αυτές τις συνεδρίες, οι απομακρυσμένοι συμμετέχοντες ήταν πολύ παθητικοί. Έπρεπε να μιλήσουν σκληρά, καθώς ο μη απομακρυσμένος συμμετέχων ήταν απλά πιο δυνατός και δεν είχε καθυστέρηση. Επίσης, τα σχέδια σε λευκούς πίνακες ή flipcharts δεν ήταν αναγνωρίσιμα μέσω της κάμερας web. Οι συμμετέχοντες στο πίσω μέρος του δωματίου δεν ακούστηκαν καλά από το μικρόφωνο και δεν κατάφεραν να καταλάβουν το απομακρυσμένο άτομο λόγω ανεπαρκούς όγκου ηχείων φορητού υπολογιστή.

Αποδεικνύεται ότι ορισμένα από αυτά τα προβλήματα εξαφανίζονται όταν όλοι οι συμμετέχοντες είναι απομακρυσμένοι, π.χ. εκείνοι που σχετίζονται με ηχεία και μικρόφωνα.

Άλλα προβλήματα αντιμετωπίζονται καλύτερα όταν είναι τα πάντα. Για παράδειγμα, κανείς δεν έχει την ευκαιρία να χρησιμοποιήσει έναν φυσικό πίνακα, έτσι ψάξαμε για εικονικές εναλλακτικές λύσεις ...

Η Αγορά

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να αντιμετωπίσετε είναι η φάση της αγοράς. Δημιουργήσαμε μια αίθουσα τηλεδιάσκεψης και μοιραστήκαμε τη σύνδεση με όλους. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μια τεχνολογία συνεδρίων που μπορεί να αντιμετωπίσει τον αριθμό των συμμετεχόντων που περιμένετε. Στην περίπτωσή μας, με 30-40 συμμετέχοντες που συμμετείχαν ταυτόχρονα το Google Meet ήταν μια χαρά.

Όλοι οι συμμετέχοντες αλλά ο επόπτης απενεργοποίησαν τα μικρόφωνα τους για την αγορά. Ο συντονιστής μοιράστηκε την οθόνη τους με το διοικητικό συμβούλιο της ημερήσιας διάταξης και έδωσε τη συνήθη εισαγωγή.

Μετά από αυτό, οι ιδιοκτήτες των συνόδων περιμέναμε, περιέγραψαν την ιδέα της συνεδρίασής τους και το έβαλαν στον πίνακα της ημερήσιας διάταξης.

Το Διοικητικό Συμβούλιο

Για το συμβούλιο της ατζέντας, θέλαμε κάτι συνεργατικό, όπου κάθε συμμετέχων μπόρεσε να θέσει τα θέματα ακόμα και πριν ξεκινήσει η αγορά. Επίσης θέλαμε να έχουμε το συνηθισμένο πλέγμα με κουλοχέρηδες και δωμάτια όπου όλοι θα πρέπει να μπορούν να μεταφέρουν τα θέματα.

Ατζέντα με το Google Jamboard

Χρησιμοποιήσαμε το Google Jamboard, το οποίο λειτούργησε καλά. Ένα εργαλείο του σκάφους Scrum / Kanban (π.χ. Meistertask ή Trello) μπορεί να έχει λειτουργήσει επίσης. Απλά χρησιμοποιήστε μία στήλη για προτάσεις και μία στήλη ανά δωμάτιο και η σειρά στις στήλες για χρονικά διαστήματα.

Νομίζω ότι είναι ζωτικής σημασίας να έχουμε πρόσβαση στο διοικητικό συμβούλιο όλη την ώρα κατά τη διάρκεια των συνόδων. Η κατοχή μιας διεύθυνσης URL Jamboard που θα μπορούσατε να κρατήσετε ανοικτή σε μια ξεχωριστή καρτέλα ήταν πολύ καλή και πολύ καλύτερη από τη λήψη της συνηθισμένης φωτογραφίας, θα πρέπει να κάνετε ζουμ όλο το χρόνο στο τηλέφωνό σας.

Οι Συνεδρίες

Οι συνεδρίες πραγματοποιήθηκαν σε περισσότερες αίθουσες συνεδριάσεων βίντεο. Δημιουργήσαμε τις αίθουσες εκ των προτέρων, ώστε όλοι να μπορούν να αλλάξουν ή να παραμείνουν στα δωμάτια ακριβώς όπως σε ένα φυσικό ανοιχτό χώρο.

Το καλό για αυτό ήταν ότι οι χρόνοι μετάβασης πήραν μόνο ένα κλικ και κατά συνέπεια ήταν πιο απρόσκοπτοι.

Νομίζω ότι μπορούμε να βελτιώσουμε τον τρόπο με τον οποίο συνεχίσαμε τα αποτελέσματα στις συνεδρίες. Αυτό χειρίστηκε πολύ διαφορετικά. Και πάλι θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε Jamboards, αλλά εγώ προσωπικά τους βρήκα όχι πολύ μεγάλη για το σκοπό αυτό χρησιμοποιώντας μόνο ένα touchpad και δεν γραφίδα σαν συσκευή εισόδου.

Ωστόσο, θα συνιστούσα ότι ένα άτομο να μοιράζεται την οθόνη του και να γράφει ή να σχεδιάζει ενώ η σύνοδος εξελίσσεται. Ένα απλό αρχείο κειμένου με αυξημένο μέγεθος κειμένου, σελίδα συμβάντων, εργαλείο χάρτη μυαλού ή κάποιο εργαλείο σχεδίασης γενικού σκοπού ... απλώς χρησιμοποιήστε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα.

Η ραδιοφωνική πειθαρχία δεν είναι τόσο σημαντική στη σύσκεψη όσο στην αγορά, δεδομένου ότι μόνο σε 15 άτομα συμμετείχαν σε κάθε συνεδρία. Ωστόσο, είναι ακόμα σημαντικό να σβήνετε αν δεν θέλετε να μιλήσετε. Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο διάσκεψης, όπου μπορείτε να σηματοδοτήσετε ότι θέλετε να λέτε κάτι μη λεκτικός θα μπορούσε να βοηθήσει εδώ, όπως και καλή μετριοπάθεια. Για εμάς η απογύμνωση εξυπηρετήθηκε αρκετά καλά ως σήμα.

Πολλοί άνθρωποι απενεργοποίησαν επίσης το βίντεό τους για να εξοικονομήσουν εύρος ζώνης. Αυτό είναι καλό, αλλά συνιστώ να το ενεργοποιήσετε όταν μιλάτε ή θέλετε να μιλήσετε ως ένα πρόσθετο σήμα. Επίσης, οι εκφράσεις του προσώπου και οι χειρονομίες μπορούν να αποτελέσουν σημαντικό πρόσθετο κανάλι, ειδικά σε έντονες συζητήσεις.

Το Google Meet δεν είναι επίσης σε θέση να εμφανίζει ταυτόχρονα περισσότερα από τέσσερα βίντεο σε ίσο μέγεθος. Νομίζω ότι άλλα εργαλεία, όπως το Jitsi ή το Zoom, παρέχουν διατάξεις καλύτερα προσαρμοσμένες.

Τυλίγοντας

Κάπως ξεπεράσαμε εντελώς την κοινή χρήση των αποτελεσμάτων στο τέλος του ανοιχτού χώρου. Νομίζω ότι ήμασταν έκπληκτοι πόσο καλά πήγαμε παρά το δικό μας σκεπτικισμό.

Συλλογή σχολίων στη δεύτερη σελίδα του Jamboard

Για να συλλέξουμε ανατροφοδοτήσεις χρησιμοποιήσαμε ξανά ένα Jamboard, το οποίο δούλεψε εξίσου καλά με ένα φυσικό τοίχο ανατροφοδότησης.

συμπέρασμα

Με εξέπληξε πολύ πόσο καλά ο ανοιχτός μας χώρος λειτούργησε εξ αποστάσεως. Για μένα αυτή η μορφή έχει τεράστιο δυναμικό που ξεπερνά τη σημερινή κατάσταση όπου αναγκάζεται να το κάνουμε αυτό με αυτόν τον τρόπο. Δεν επιτρέπει μόνο τη σύνδεση με συναδέλφους σε διαφορετικές εγκαταστάσεις ή το γραφείο στο σπίτι, αλλά και με ειδικούς σε διαφορετικές πόλεις ή χώρες - οι ζώνες ώρας μπορεί να είναι δύσκολο.

Θα ήμουν έκπληκτος να ακούσω από τις εμπειρίες σας με αυτή τη μορφή. Πώς λειτούργησε για εσάς; Πώς τα εργαλεία λειτουργούν για σας; Ποιες χρησιμοποιήσατε;